リモート会議　主催　プレゼンテーション　方法

IT秘術を使いこなす

情報活用術をスキルアップしていきましょう。21世紀を生き残るためには、IT 化、IT秘術を使いこなす必要があります。ITを上手に使って

• 調べたり、
• まとめたり、
• 伝える

力というのは非常に重要です。

自宅にいながら世界中の人に情報を配信できるリモート会議やオンラインのプレゼンテーション

オンラインのプレゼンテーションは、自宅にいながら世界中の人に情報を配信することができるんですよね。これはものすごいことです。今までテレビ局でもできなかったようなことが、誰でもできるようになったということです。

 

たくさんの人に同時に発進できるからこそ気をつけたいポイント

でも、「たくさんの人が見ている」と考えれば時間やスケジュールをしっかりと決めて、効率よく伝えることを意識したり、誰にでもわかりやすい言葉遣いといった意識も必要ですよね。。そして PowerPoint などでプレゼンテーションを作りますが、そういったものの見やすさも重要です。

 

嫌なキーンというハウリングを防ぐ方法

会議を始めようとするとキーンという音が上がることがあります。「ハウリング」と言います。スピーカーの音をマイクが拾って、無限ループしてしまう現象です。

 

話し手はスピーカーではなくイヤホンを使う

話し手はスピーカーではな、くイヤホンを使うのがおすすめです。また音声の遅れタイムラグもありますよねそういったことに注意しましょう。バッファー設定やWiFiのスピードにも注意が必要です。場合によっては画質を落とすなど妥協が必要かもしれません。

 

 

スライドの作り方や、プレゼンの流れのメリハリを作る

一枚のスライドに情報が多すぎると、「今、どこを説明しているのか」がよく分からなくなってしまいます。さらに、プレゼンテーション自体が一方的に話すだけで、つまらないと、やっぱり聞き手の方も話に集中できず、内容もあまりよく頭に入ってきません。

 

文章が長くてずっと見ているだけだと飽きてしまいます。

 

「一番重要なことは何か、最低限何を伝えなければいけないのか」ということを、最初に分かりやすく絞っておくということも重要かもしれませんね。まずはハうリニングや他のトラブルがないように、プレゼンテーションの前に機械のテストをしましょう。

トラブルを防ぐには一度、リハーサルや事前チェックをするのが簡単で確実

リハーサルですね。他にも音が遅れたり、「画面が見えない」「プレゼンテーションの画面共有がうまくいかない」なんていうこともありますよね。こういったリモート会議やプレゼンのトラブルの多くは、事前に一度リハーサルして、実際に試してみれば、不具合があっても問い合わせたりして、ほとんどが本番前に対策を打つことができます。重要なのは本番のリモート会議やウェビナーでのトラブルを防ぐこと。親戚や同僚のリモート飲み会ならさておき、仕事の成否がかかっています。

 

プレゼンの画面は意外と小さい　情報を絞ったり見やすくする工夫を

そして一枚のスライドの中で、「聴き手がどこを見ればいいのか、わかりやすいように」記載する情報を絞って、特に重要なポイントは色をつけたり、枠で囲ったりするといいですよ。場合によっては一枚のスライドを、2枚3枚に分けるといったことで、一度に伝える・同時に見せる情報を絞っていくことも重要です。

 

聞き手が参加できるように工夫する

そして聞き手が参加できるように工夫するのも重要です。もともと同じ場所、一緒にいるわけではありませんから、発表者が一方的に話すだけだと、聞き手の人はどんどん興味を失ってしまいます。

 

そうならないためには聞き手にもプレゼンに参加してもらうのが効果的です。内容に関係する簡単なクイズを出して手を挙げてもらう、アンケートするなどといったことで、聞き手の注意を引きつけることができます。