リモートワーク・テレワークはまだまだ増えそう
新型コロナウイルスの感染拡大防止のために緊急事態宣言がされていますよね 去年よりは飲食店に限定されそうですがやっぱりリモートワーク・テレワークはこれからもまだまだ増えそうです。 そうするとどうしても必要になるのが
- テレワークのためのソフト（ZOOM/Skype/GoogleMeet/MicrosoftTeamsなど）
- 自宅のインターネット環境やVPN
- wi-fi ルーター
- ウェブカメラや
- ヘッドセット・スピーカー
- パーテーションや仕切り・背景
などZOOM（ズーム）のビデオ会議のために必要なツールがいくつかあります。
LINEを仕事で使える LINE WORKS
もちろん、LINEでもできなくは無いのですが、情報共有が簡単すぎて、個人情報や企業情報漏洩のリスクがあり、仕事では少し使いにくい部分がありますよね。一応ラインでも「LINE WORKS」を提供して、従来のLINEの延長、というだけでなく、「仕事で実際に使える」レベルの機能を豊富に搭載しており、かなり本気で取り組んでいることが分かります。 無料ではありませんが、月々300円からでこれだけの機能が使えるとあれば、コスパ最強の仕事効率化アプリと呼んでも過言ではありません。
会議以外でも使われるテレワークのマストツールZOOM（ズーム）
無料でも使えて参加者はアカウント登録すら不要で世界No.1に
リモート会議やテレワークの必須ソフトがズーム。最近ではZOOM（ズーム）は、
- 社内外のリモート会議だけではなく
- 個別の取引先との商談や
- 就職の面接
などでも使われるようになってきています。
ZOOMは参加者の負担が少ないのが利用される理由
ズームの便利なところは主催者は多少登録などが必要ですが、参加者に関してはアカウント登録やアプリのダウンロードすら必要なく、送られてきた URL にアクセスするだけでも会議ミーティングに参加できてしまうという気軽さが非常に受けています。アプリをダウンロードしたほうがスムーズになるのですが、いざと言うときとりあえず会議に参加できる、というのが簡単になっているんですね。
小規模のミーティングであれば無料で利用できる
また小規模のミーティングであれば無料で利用できるというのもよいですよね。このようなメリットがあって、ズームビデオコミュニケーションズはビデオ会議サービスでナンバーワンのシェアになっています。
セキュリティ問題が引っかかっていたZOOM
ただこのZOOM,、実は、つい最近まではセキュリティが結構問題になっていました。 コロナの前までは、しっかりした企業や大学政府機関や医療機関の「中だけで」使われていたことが多かったのです。ZOOMは.企業内であれば IT サポート部門があったり、コンピューターの環境も統一されているので、問題は比較的少なく済んでいました。
一般ユーザーの利用が増えて思わぬリスク要因が浮上
ですが、コロナの影響で一般ユーザーが増えるようになって、プライバシーやセキュリティの問題がいろいろとあらわになったそうです。
ZOOM側は、
一般ユーザーの利用によって、ズームが予期していなかった問題を発見できた
と前向きに捉えていて、問題を洗い出して積極的に解決し、「より安心して使われるナンバーワンのサービスになりたい」と考えているようです。
オンラインのヨガ教室やスポーツジム、バーチャル旅行にも
さらに最近では動画での配信や会議の利用用途は増える一方。セキュリティが余り問題にならないオープンなミーティングや情報交換の場合には、YoutubeLiveやInstaLive、TwitterSpaceなども活用され、オンラインのヨガ教室やスポーツジムなどランニング用途で使われていたりバーチャル旅行なんかでも使われるようになっていますよね。今では宅トレの女神としてフォロワー260万人の竹脇まりなさんも最初はヨガレッスンなどを配信していたんですよね。
在宅勤務の意外な盲点
在宅勤務は勤怠管理・勤務時間の管理が難しくなることが分かりました。通勤時間が無くなって、楽になるかと思ったら、逆に大変になる可能性もあります。こういう問題も意識しながら、上司や人事にもリモートワークを進める要望を出していくことが重要です。
ZOOMもこの点は非常に重視していて、「ただのビデオ会議システム」ではなく、生産性向上ツールの一つとして開発しているようです。
ZOOMの使い方・ズームでの会議のはじめ方
会議の設定は拍子抜けするほど簡単
オンラインのビジネスチャットツール、例えばチャットワーク（CHATOWORK)やキントーン（kintone） のようなサービスに比べると、ズームはミーティングのことだけに専念してるので、シンプルなどちらかと言うとそっけない画面ですよね。会議を参加するだけでなく主催することもホーム画面のボタンを押すだけで簡単にできてしまいます。。
会議を設定して専用URLを正体者に送る
会議を設定すると共通の専用 URL ミーティング ID パスワードが自動で発行されて、それを他の人にシェアすると会議を開くことができます。
無料版だと3人以上の会議は40分までの時間制限
ZOOMには無料版だと「3人以上の会議は40分まで」という時間制限があります。
逆に言うとそれ以上長い Web 会議というのは、既に効率が悪く生産性が低くなってしまっている可能性が高い、と欧米では見られています。そのため、必ず会議の終了時間を決めて効率よく運営することが日本人にも求められています。 欧米では「会議の開始時間だけが決まっていて終了時間が決まってない」なんていう日本的な根性論は皆無ですからね。
新しい会議を始める
ホームボタンの左上、「新規ミーティングという赤いボタンを押すと会議を開くことができます。参加者の管理のボタンを押して、右に表示されるサイドパネルの中の「招待」を選択してｍ新しいメンバーに伝えます、 URL や招待のコピーができます、
将来の会議を設定する
将来のミーティングを設定するためにはｍホーム画面左下の「スケジュール」を押してｍ日時と赤い時間を入力します、ミーティング ID は自動的に設定にしておく人が多いと思います、ビデオは「ホストと参加者がオンかオフか」をも設定しておくことができます。
ZOOM会議に参加するには
一方、会議に参加するだけの人はもっと簡単です。会議に参加する方の人は URL をクリックしてもいいですし、ズームのホーム画面の右上の参加ボタンを押して、ミーティング IDやパスワードを入力することで、簡単に会議に参加することができます。
スマホでもリモート会議に参加できるZOOM
ズームのいいところはスマホでも簡単に参加できるというところ。やっぱりカメラの性能もいいですから、
スマホホルダーに取り付けて、Web カメラの代わりに使う
という方法もあります。また特にアメリカなんかでは「車で移動中に会議に参加する」という人もいます。いい車だとスマホのボリュームの上げ下げもハンドルについてるボタンで簡単に操作できちゃうんですよ。「 Ok Google」なんていう音声入力は、当然こんな運転中に何かする人の為にできてるようなものです。
ZOOMには便利で気の利いた機能が豊富
バーチャル背景でプライバシーに配慮
ズームで特に人気なのは、特に女性のように「自宅の背景が映ってしまったら嫌だなぁ」という人のために、バーチャル背景を利用することができるということです。
バーチャル背景の設定方法は、ホーム画面の歯車マーク（右上にありますよね）をクリックして、「バーチャル背景」から良さそうなのもの選ぶだけです。いわゆるテレビ局のクロマキー合成で使うようなグリーンバックがなくても、ユーザーの姿以外をAIで認識して、自動で切り抜いて、指定した画像に変更してくれるんです。
もちろんちょっと体や顔が隠れてしまうこともありますが、そこはある地域全体に包装している公共放送ではなくて、ただのweb会議なので、「お互い様」という感じです。でもこのバーチャル背景が簡単にできるようになったのは、やっぱりかなり画期的だと思います
画面共有
ビデオ会議でもう一つ重要な機能が「画面共有」ですよね。大画面の会議が始まった後の、画面の下にあるメインメニューの中で、真ん中よりちょっと右側に「画面を共有」という上矢印のボタンがあります。これを使えばあなたのパソコンの中のフォルダーやプレゼンのファイルを、他の人に見せることができます
リモート制御
この他にも実は「リモート制御」という機能もあります。ホストだけでなく参加者の人でも、メニュー「でリモート制御のリクエスト」というの送って相手が承認すれば、共有されている画面を参加者が操作できるようになってしまいます。これなら操作方法が分からなくても他の人が助けてくれるので安心ですよね。
チャット機能
この他にも個人間のチャットや全体のチャットも利用できます。
他にもある活用して欲しい便利機能
実は、マイクロソフトのOneドライブやグーグルドライブなどのように、「共同でファイルを編集する」ということもできます。ホワイトボードの機能なんかもありますから、かなりクリエイティブな企画会議なんかもズームでできるようになってしまいます。
他にも全部にログインして、マイアカウントの設定に様々な機能を追加することができます。字幕を付ける事も出来ますし自動録画も可能ですです。アンケートを作ったり、チャットの自動保存まで可能なんです
無料でもかなり強力なズーム
時間制限はありますが無料でもかなり強力な機能を使い倒すことができます
ZOOMのセキュリティー問題とは？
誰でも気軽に参加できるのがセキュリティーリスクに
セキュリティで一番の問題はリンクの URL が他の下に漏れてしまって、完全に部外者の人でも会議に参加できてしまうような可能性がある、ということ。企業で企業秘密や顧客情報を取り扱っている方からすると、ぞっとするような話ではないでしょうか。
ZOOM会議の不正参加を防ぐ効果的な機能：待合室
こういったことを防ぐためには「待合室で受付」という機能使うのがおすすめです。会議に招待した参加者は、URL をクリックしたら「待合室にまずはログインしてもらう」という仕組みにしておきます。 そしてその後ホストがが待合室の参加者の情報を一人ずつチェックしてから、本体の会議に参加する許可を出すようにするべきだということです。普通の会議の受付などと一緒ですよね
そのほかのZOOMセキュリティ対策
この他の対策方法には、ミーティング ID とパスワードを別の方法で伝える、別のメールで伝える、というのも一つのセキュリティ対策になります